POLITIKA ZASEBNOSTI

1.    Splošne določbe

Ta politika zasebnosti je informativne narave in vsebuje predvsem pravila glede obdelave osebnih podatkov s strani upravljavca, vključno s pravnimi podlagami, nameni in obsegom obdelave osebnih podatkov, pravicami posameznikov, na katere se podatki nanašajo, ter informacije o uporabi piškotkov in analitičnih orodij.

2.    Informacije o upravljavcu osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je podjetje J.S. Hamilton SL, d.o.o. s sedežem na Dunajski cesta 156, 1000 Ljubljana, z davčno številko: SI65103670  in matično številko : 7394098000, e-pošta: slovenia@jsh-group.com.

Osebni podatki, pridobljeni v okviru opravljanja dejavnosti, tudi prek spletne strani www.hamiltonlab.si/, se obdelujejo v skladu z veljavno zakonodajo, zlasti z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov – GDPR).

3.    Način obdelave podatkov

Podjetje J.S. Hamilton obdeluje osebne podatke v skladu z veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov, zlasti v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) ter v skladu z drugimi predpisi, ki veljajo v Republiki Sloveniji.

Ta politika zasebnosti pojasnjuje, kako podjetje J.S. Hamilton SL, d.o.o. obdeluje osebne podatke (naročniki, sodelujoči partnerji, predstavniki/kontaktne osebe sodelujočih partnerjev in druge osebe, katerih podatki lahko pridejo v posest podjetja v okviru opravljanih komercialnih dejavnosti), postopek za uveljavljanje pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in vprašanja v zvezi z varstvom osebnih podatkov. Politika zasebnosti velja za vse vrste obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja podjetje.

Osebne podatke obdelujemo na podlagi ustreznih pravnih podlag. Obdelava se izvaja, kadar je potrebna za izvajanje pogodbe ali za izvedbo ukrepov pred sklenitvijo pogodbe, kadar je potrebna za izpolnitev zakonskih obveznosti, kadar posameznik poda svojo izrecno privolitev za določen namen ali kadar je obdelava potrebna zaradi zakonitih interesov upravljavca, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika. Obdelava se lahko izvaja tudi v drugih primerih, ki jih določa veljavna zakonodaja.

Zavedamo se, da so osebni podatki vaša dragocenost, zato jih bomo obdelovali v skladu z zahtevami glede zaupnosti ter zagotavljali varnost vaših osebnih podatkov, ki jih imamo v lasti.

4.    Namen obdelave podatkov

Namen obdelave osebnih podatkov v podjetju je povezan s poslovnimi funkcijami podjetja. Podjetje obdeluje osebne podatke za naslednje namene:

• za pripravo, sklenitev, izvedbo in upravljanje pogodbe – v okviru tega namena vas moramo identificirati, zagotoviti ustrezen izračun plačila in postopek plačila, stopiti v stik z vami glede opravljanja storitve in/ali izvedbe pogodbe – vključno s pošiljanjem računov;
• izbira in upravljanje osebja;
• zagotoviti učinkovit proces upravljanja podjetja;
• za obravnavo in obdelavo ugovorov;
• za posredovanje informacij državnim upravnim institucijam in pristojnimi organi v primerih in obsegu, določenem v zunanjih predpisih;
• za vzpostavitev in vzdrževanje notranjih procesov podjetja, zagotavljanje notranjih poslovnih procesov (na primer arhiviranje pogodb in drugih dokumentov) v potrebnem obsegu.

Podjetje J.S. Hamilton SL, d.o.o. obdeluje osebne podatke le v primerih, ko za to obstaja zakonska podlaga:

• za namene opravljanja storitve, izpolnjevanja zakonskih obveznosti, ki veljajo za družbo, sklepanja pogodb, spremljanja njihovega izvajanja, izpolnjevanja pogojev sklenjenih pogodb, identifikacije posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, pred sklenitvijo pogodbe. Za zagotovitev ustreznih izračunov plačil, za stik z vami glede opravljanja storitve in/ali izvajanja pogodbe (na podlagi točk b, c in f prvega odstavka 6. člena Uredbe).
• za izpolnjevanje obveznosti, določenih v predpisih, kot so zahteve predpisov, ki urejajo računovodstvo, zahteve Zakona o arhivskem gradivu itd., ter za odgovore na zahteve državnih organov in organov pregona v skladu s postopkom in v obsegu, ki ga določa zakon. Podjetje obdeluje osebne podatke za obdelavo, shranjevanje in evidentiranje dohodne in odhodne korespondence (poštna pisma, elektronska sporočila) (člen 6, prvi odstavek, točka c Uredbe).
• za zagotavljanje svojih legitimnih interesov , kot so izvajanje komercialnih dejavnosti, kakovost storitev za stranke, pregled morebitnih pritožb in zahtevkov strank, zagotavljanje varstva premoženja družbe in njenih strank, za nagovarjanje državnih upravnih in operativnih institucij ter sodišč za zaščito svojih pravnih interesov (zagotavljanje dokazov) (na podlagi točke f) prvega odstavka 6. člena Uredbe).
• na podlagi točk b in c prvega odstavka 6. člena Uredbe.

5.       Osebni podatki, ki jih obdeluje podjetje

Podjetje J.S. Hamilton SL, d.o.o. lahko v okviru zagotavljanja opravljanja komercialnih funkcij in storitev obdeluje naslednje kategorije osebnih podatkov:

• identifikacijski podatki posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki – ime, priimek, osebna izkaznica, datum rojstva, številka potnega lista/osebne izkaznice, podpis, položaj, obseg pooblastil;
• kontaktni podatki posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki – naslov, telefonska številka, e-poštni naslov;
• podatke o osebi, ki se je prijavila na natečaj za izbor osebja podjetja J.S. Hamilton SL, d.o.o., z navedbo njene izobrazbe, delovnih izkušenj, trenutne zaposlitve, delovnih mest, poklicnih dejavnosti, rojstnih podatkov, podatkov o posebni kategoriji in drugih osebnih identifikacijskih podatkov;
• poklicni (zaposlitveni) podatki, kot so podatki o izobrazbi, delovnih izkušnjah, trenutni zaposlitvi, delovnih mestih, poklicnih dejavnostih;
• kontaktni podatki sodelujočega partnerja – kontaktna oseba, ki jo je sodelujoči partner sam navedel za stik – ime, priimek, telefonska številka, e-poštni naslov, položaj, obseg pooblastil;
• podatki o pogodbi – številka pogodbe, datum podpisa, pogodbene stranke, kontaktni podatki pogodbe, podpis;
• podatki o nakupu storitve (blaga) – ime storitve, datum nakupa, številka dobavnice, številka računa, način prejema storitve, cena, način plačila, podatki o potrdilu, naslov za dostavo storitve itd.;
• podatki za obračun – številka računa za obračun, številka bančnega računa, številka računa, datum, znesek, način prejema računa, datum plačila, znesek dolga, podatki o izterjavi dolga;
• informacije o obisku spletnega mesta podjetja J.S. Hamilton SL, d.o.o. (piškotki);
• in druge podatke, ki se lahko obdelujejo kot del zagotavljanja določenega postopka.

6.    Rok hrambe podatkov

Podjetje J.S. Hamilton SL, d.o.o. hrani osebne podatke v skladu z določenimi nameni (cilji) obdelave osebnih podatkov in zahtevami predpisov, če je izpolnjen vsaj eden od naslednjih kriterijev:

• dokler lahko podjetje uveljavlja svoje legitimne interese (na primer vloži ugovore ali vloži tožbo) v skladu s postopki, določenimi v zunanjih predpisih;
• dokler ima podjetje zakonsko obveznost shranjevanja podatkov;
• dokler je veljavna privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, za ustrezno obdelavo osebnih podatkov, razen če obstaja druga zakonita podlaga za obdelavo podatkov.

Spodaj navajamo najpogostejša obdobja shranjevanja osebnih podatkov:

• osebni podatki, potrebni za izpolnjevanje pogodbenih obveznosti – podjetje jih bo hranilo do izpolnitve pogodbe in do izteka drugih rokov hrambe (glej spodaj);
• osebne podatke, ki jih je treba hraniti zaradi izpolnjevanja zahtev pravnih aktov, bomo hranili za obdobja, določena v ustreznih predpisih, na primer Zakon o računovodstvu določa, da je treba podporne dokumente hraniti do datuma, ko so potrebni za ugotovitev začetka vsake poslovne transakcije in spremljanje njenega napredka, vendar ne manj kot 5 let;
• podatke za dokazovanje izpolnitve naših obveznosti bomo hranili za splošni zastaralni rok za terjatve, v skladu z zastaralnimi roki za terjatve, določenimi v predpisih – 10 let v civilnem pravu, 3 leta v gospodarskem pravu in drugi roki, pri čemer se upoštevajo tudi roki za vložitev terjatev, določeni v civilnem procesnem pravu.

Po poteku roka hrambe osebne podatke izbrišemo ali anonimiziramo.

7.    Prejemniki osebnih podatkov

Podjetje J.S. Hamilton SL, d.o.o. sprejema ustrezne ukrepe za obdelavo osebnih podatkov v skladu z veljavno zakonodajo in za zagotovitev, da do osebnih podatkov ne dostopajo tretje osebe, ki nimajo ustrezne pravne podlage za določeno obdelavo osebnih podatkov.

Do osebnih podatkov se lahko dostopa, če je to potrebno:

• Zaposleni v podjetju ali neposredno pooblaščene osebe, ki to potrebujejo za opravljanje svojih delovnih nalog;
• Za izpolnitev obveznosti, določenih v predpisih, lahko podjetje v primerih, določenih v pravnih aktih, posreduje podatke državnim in lokalnim vladnim institucijam, na primer organom pregona, davčni upravi, sodišču, sodnemu izvršitelju.
• Za zagotavljanje določenih storitev lahko Podjetje J.S. Hamilton SL, d.o.o. osebne podatke posreduje partnerjem za sodelovanje – obdelovalcem v skladu z opravljenimi storitvami in le v potrebnem obsegu, ki v imenu Družbe izvajajo potrebno obdelavo podatkov, na primer revizorjem, tehničnim vzdrževalcem baz podatkov in drugim osebam, povezanim z zagotavljanjem storitev Družbi.
• Tretje osebe, ki skrbno ocenijo, ali obstaja ustrezna pravna podlaga za določen prenos podatkov.

8. Izbira partnerjev za sodelovanje pri obdelavi osebnih podatkov ali obdelovalcev osebnih podatkov

Podjetje J.S. Hamilton SL, d.o.o.  sprejema ustrezne ukrepe za zagotovitev obdelave, varstva in prenosa osebnih podatkov obdelovalcem podatkov v skladu z veljavno zakonodajo. Podjetje skrbno izbira obdelovalce osebnih podatkov in pri prenosu podatkov oceni nujnost in količino podatkov, ki jih je treba prenesti. Prenos podatkov obdelovalcem se izvaja v skladu z zahtevami glede zaupnosti in varne obdelave osebnih podatkov.

9. Pravica do preklica soglasja

Če se je obdelava osebnih podatkov začela in se izvaja v skladu s privolitvijo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima posameznik pravico, da jo prekliče osebno ali pisno z vlogo, ki jo vloži na pravni naslov družbe: Dunajska cesta 156, 1000 Ljubljana (s predložitvijo osebnega dokumenta) ali z varnim elektronskim podpisom, tako da jo elektronsko pošlje na elektronski naslov: slovenia@jsh-group.com. Preklic privolitve ne vpliva na obdelavo podatkov, ki se je izvajala v času, ko je bila privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, veljavna.

10. Spremembe politike zasebnosti

Podjetje J.S. Hamilton SL, d.o.o. ima pravico do sprememb teh pogojev. Trenutna različica teh pogojev je na voljo na spletni strani podjetja: www.hamiltonlab.si v razdelku POLITIKA ZASEBNOSTI.

POLITIKA PIŠKOTKOV

Ob prvem obisku spletne strani www.hamiltonlab.si/ se uporabniku prikaže obvestilo o uporabi piškotkov. Nenujni piškotki se namestijo šele po podani privolitvi uporabnika. Če se z uporabo piškotkov ne strinjate, ustrezno spremenite nastavitve svojega brskalnika ali prenehajte uporabljati to spletno mesto.

Kaj so »piškotki«?

Piškotki so majhne datoteke, ki se shranijo na vaš računalnik, tablico ali pametni telefon, ko obiščete različne spletne strani na internetu. Piškotek običajno vsebuje ime spletne strani, s katere prihaja, čas shranjevanja piškotka ter naključno ustvarjeno edinstveno številko, ki se uporablja za identifikacijo brskalnika, iz katerega dostopate do spletne strani.

Za kaj uporabljamo piškotke?

Na https://hamiltonlab.si/ uporabljamo piškotke za različne namene:

• za hitrejše delovanje spletne strani in enostavnejšo uporabo,
  za boljše prilagajanje vsebine in oglasov na spletni strani pričakovanjem in interesom uporabnikov,
• za zbiranje anonimnih, zbirnih statističnih podatkov, ki omogočajo razumevanje uporabe spletne strani in pomagajo pri izboljšanju njene funkcionalnosti in vsebine,
  za marketinške namene.

Z uporabo piškotkov na zgoraj navedene načine nikoli ne identificiramo uporabnikov na podlagi informacij, shranjenih v piškotkih.

Kako dolgo se podatki v piškotkih shranjujejo?

Na https://hamiltonlab.si/ se uporabljata dve vrsti piškotkov – sejni in trajni piškotki. Sejni piškotki ostanejo na napravi uporabnika le med uporabo spletne strani. Trajni piškotki ostanejo na napravi uporabnika toliko časa, kolikor traja njihova veljavnost, ali dokler jih uporabnik ne izbriše.

Soglasje

Ob prvem obisku naše spletne strani se prikaže pojavno okno z informacijami o piškotkih. S klikom na gumb »Sprejmi« soglašate z uporabo izbranih kategorij piškotkov in vtičnikov, kot je opisano v tej politiki piškotkov.

Uporabo piškotkov lahko onemogočite v nastavitvah svojega spletnega brskalnika ali prilagodite njihov obseg prek gumba »Prilagodi«, vendar se zavedajte, da spletna stran v tem primeru morda ne bo delovala pravilno.

Vaše pravice glede osebnih podatkov

V zvezi z vašimi osebnimi podatki imate naslednje pravice:

• pravico vedeti, zakaj se vaši osebni podatki obdelujejo, kaj se bo z njimi zgodilo in kako dolgo bodo shranjeni;
• pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov;
• pravico do popravka, dopolnitve, izbrisa ali omejitve obdelave osebnih podatkov;
• če ste podali soglasje za obdelavo podatkov, imate pravico soglasje kadar koli preklicati in zahtevati izbris svojih osebnih podatkov;
• pravico do prenosljivosti podatkov, kar pomeni, da lahko od upravljavca zahtevate vse svoje osebne podatke in jih prenesete drugemu upravljavcu;
• pravico do ugovora obdelavi osebnih podatkov. Upravljavec bo ugovoru ugodil, razen če obstajajo zakoniti razlogi za nadaljnjo obdelavo.

Za uveljavljanje teh pravic se obrnite na nas prek kontaktnih podatkov, navedenih na koncu te politike piškotkov.

Če menite, da z vašimi podatki ravnamo nepravilno, bomo veseli vašega obvestila. Poleg tega imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu za varstvo osebnih podatkov, ki je Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije na spletni strani www.ip-rs.si/.

Vrste piškotkov, ki se uporabljajo na www.hamiltonlab.si/

• piškotki, potrebni za delovanje spletne strani – nujni so za pravilno delovanje spletne strani, omogočajo navigacijo po njej in uporabo njenih funkcij. Na primer, lahko si zapomnijo prejšnje aktivnosti (npr. odprta besedila) ob vrnitvi na stran v isti seji,
• piškotki za izboljšanje učinkovitosti – uporabljajo se za zbiranje informacij o tem, kako uporabniki uporabljajo spletno stran: katere dele obiskujejo, koliko časa se na njih zadržijo ter na kakšne težave naletijo (npr. sporočila o napakah). To nam omogoča izboljšanje delovanja spletne strani,
• piškotki za izboljšanje funkcionalnosti – uporabljajo se za zapomnitev nastavitev uporabnika in njegovih izbir (npr. uporabniško ime, regija ali prilagojene nastavitve vsebine), da mu lahko zagotovimo bolj ustrezno vsebino in storitve. Omogočajo tudi ogled videoposnetkov ter uporabo družbenih funkcij, kot so blogi, klepetalnice in forumi.

Ali se na https://hamiltonlab.si/ uporabljajo piškotki tretjih oseb?

Da, med uporabo spletne strani https://hamiltonlab.si/ lahko prejmete piškotke tretjih oseb, ki sodelujejo s to spletno stranjo, kot so Facebook, Google, LinkedIn itd.

Kako lahko spremenite nastavitve glede piškotkov ali jih izbrišete?

Večina spletnih brskalnikov je privzeto nastavljena tako, da samodejno sprejema piškotke. Vendar lahko uporabnik spremeni nastavitve brskalnika tako, da se piškotki blokirajo – v celoti ali delno (npr. samo piškotki tretjih oseb). Prav tako lahko nastavite, da ob vsakem pošiljanju piškotkov na vašo napravo prejmete obvestilo.

Vendar upoštevajte, da lahko blokiranje piškotkov, ki jih uporabljamo, negativno vpliva na uporabniško izkušnjo – na primer, morda ne boste mogli dostopati do določenih delov spletne strani ali prejemati prilagojenih informacij med brskanjem. Prav tako nam to onemogoča zbiranje anonimnih podatkov o uporabi spletne strani, ki jih uporabljamo za stalno izboljševanje njene vsebine.